Executive Assistants unterstützen Führungskräfte in ihrer Funktion, übernehmen eigene Aufgabenbereiche und leiten Projekte und Teams. Sie tragen aktiv zum reibungslosen Ablauf der betrieblichen Prozesse bei und leisten einen wesentlichen Beitrag zum nachhaltigen Erfolg von Unternehmen. Sie wirken in einer wichtigen Drehscheibenfunktion zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden, externen Dienstleistern und Kundinnen und Kunden. Das Arbeitsgebiet der Executive Assistants ist sehr vielfältig und unterscheidet sich je nach Grösse, Ausrichtung und Branche des Unternehmens. Je nach Organisationsstruktur kann ihr Verantwortungsbereich unterschiedliche Schwerpunkte aufweisen. Unabhängig des spezifischen Unternehmenskontexts nehmen Executive Assistant seine zentrale Rolle im Betrieb ein. Ihr Kompetenzprofil baut auf dem der Kaufleute mit EFZ auf.

Handlungskompetent ist, wer berufliche Aufgaben und Tätigkeiten, eigeninitiativ, zielorientiert, fachgerecht und flexibel ausführt. Im Fokus steht neu die Handlungsfähigkeit im Beruf und nicht allein das Fachwissen. An der Berufsprüfung wird nicht das Wissen der Kandidatinnen und Kandidaten abgefragt, sondern getestet, inwiefern sie Situationen im Berufsalltag erfolgreich bewältigen können. Neben fachlichen Kompetenzen sind auch Sozial-, Methoden- und Selbstkompetenzen wichtig. Die Handlungskompetenz kann an der Berufsprüfung beispielsweise in Fallstudien oder Rollenspielen beurteilt werden.

In der PDF-Grafik sind die Handlungskompetenzen aufgeführt, über die ein/e Executive Assistent verfügen sollte.

Executive Assistants sind Generalistinnen und Generalisten und haben ein vielfältiges Tätigkeitsgebiet. Dank ihres fundierten unternehmerischen Verständnisses tragen sie Entscheide der oder des Vorgesetzten mit und zu deren Umsetzung bei. Sie sind in der Lage, die Administration effizient und effektiv zu führen, indem sie die betrieblichen Abläufe verstehen und über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und vertiefte Kenntnisse im Bereich Informations- und Kommunikationstechnologie verfügen. Ihre vertieften kommunikativen Fähigkeiten in Deutsch, Französisch oder Italienisch sowie in mindestens einer zweiten Amtssprache oder Englisch, bringen sie täglich zum Einsatz. Ihren eigenen Bereich führen sie selbstständig. Zudem sind sie befähigt, Teammitarbeitende zu führen und eigene Projekte zu leiten.

Executive Assistants arbeiten je nach Unternehmensorganisation in enger Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachabteilungen, externen Dienstleistern oder übernehmen selbst Aufgaben im betriebswirtschaftlichen Bereich (z.B. Finanzen, Personalwesen, Marketing und Kommunikation, Informations- und Kommunikationstechnologie und Recht). Durch ihre dienstleistungsorientierte Haltung und hohe Sozialkompetenz tragen sie zudem wesentlich zu einem guten Arbeitsklima im Unternehmen bei und übernehmen eine wichtige Repräsentationsaufgabe gegenüber Externen. Executive Assistants weisen eine hohe Eigenverantwortung und Flexibilität auf und entlasten so nicht nur Führungskräfte, sondern finden sich auch in Veränderungsprozessen im Unternehmen oder in der Branche zurecht.

Zulassungsbedingung und Teil der Prüfung ist das «Persönliche Portfolio»

Das persönliche Portfolio ist eine individuelle schriftliche Arbeit, welche im Vorfeld zur Prüfungsanmeldung selbstständig verfasst wird. Es wird nach formalen Kriterien benotet und stellt den schriftlichen Teil des Prüfungsteils 5 dar. Der Fokus liegt auf der Reflexion über das persönliche Selbstmanagement und dem Erkennen von allfälligem Handlungsbedarf. Das termingerechte Einreichen des vollständigen, persönlichen Portfolios ist eine Zulassungsbedingung für die Prüfung. Es besteht aus drei Werkschauen und dem Ausfüllen des Kompetenzrasters und resultiert im Verfassen eines zusammenfassenden Berichts (Kompetenzstatus). Ein Thema könnte beispielsweise sein: «So gehe ich mit Stresssituationen im Arbeitsalltag um». Weiterführende Informationen und Hilfsmittel zum Erstellen des persönlichen Portfolios werden im Vorfeld zur Prüfungsanmeldung auf der Webseite des Prüfungssekretariats publiziert. Ebenfalls finden sich Detailinformationen in der Wegleitung.

Schriftlich (7.5 Std.)

Prüfungsteil 1 - Führungsunterstützung und Bereichsleitung: Handlungssimulationen (300 Minuten)

• Koordination und Organisation
• Protokolle und Aktennotizen erstellen
• Texte und Publikationen erstellen
• Daten bewirtschaften und aufbereiten
• Projekte leiten
• Sprachkompetenzen (1. Amtssprache sowie 2. Amtssprache oder Englisch) werden integriert geprüft

Prüfungsteil 2 - Informationsmanagement: Postkorb (90 Min)

Prüfungsteil 3 - Führen von Teammitarbeitenden und Personalgeschäfte: Geleitete Fallarbeit (60 Min)

• Teil 1: Analyse
• Teil 2: Konzeption/ Umsetzung

Mündlich (1.25 Std.)

Prüfungsteil 4 - Führungsunterstützung, Bereichsleitung und Zusammenarbeit: Critical Incidents und Rollenspiel (45 Min)

• CI1
• CI2
• CI3
• Rollenspiel

Prüfungsteil 5 - Selbstmanagement: Präsentation und Fachgespräch (30 Min)

Grundlage für den mündlichen Teil des Prüfungsteils 5 ist das vorgängig eingereichte persönliche Portfolio. Das Fachgespräch selbst umfasst:

• Präsentation: Erkenntnisse Kompetenzstatus
• Rückfragen
• Massnahmen/Strategien für die Gestaltung des Selbstmanagements und die weitere Entwicklung

Prüfung der Sprachkompetenzen in der 2. Amtssprache oder Englisch ist in das Fachgespräch integriert.

Um an die Prüfung zugelassen zu werden, muss das persönliche Portfolio fristgerecht und vollständig eingereicht werden. Zudem müssen die Voraussetzung A oder Voraussetzung B erfüllt sein.

Voraussetzung A)

KV-Berufspraxis: Drei Jahre nach Erwerb des Abschlusses

• EFZ als Kauffrau / Kaufmann
• eine gymnasiale Maturität
• eine Fachmaturität
• eine Berufsmaturität
• oder eine gleichwertige Qualifikation

Voraussetzung B)

KV-Berufspraxis: Vier Jahre nach Erwerb des Abschlusses

• EFZ einer anderen, mindestens dreijährigen Grundbildung
• Büroassistent/in EBA bzw. Kauffrau/-mann EBA
• oder eine gleichwertige Qualifikation

Aufnahme «sur dossier» für Personen mit einem nichtschweizerischen Bildungsabschluss möglich.

Individuelle Zulassungsabklärung (CHF 50.00) und detaillierte Bestimmungen auf examen.ch

EFZ = eidg. Fähigkeitszeugnis, EBA = eidg. Berufsattest

Mit dem abgeschlossenen Fachausweis sind viele Bildungswege möglich. Beliebte Weiterbildungen sind: 

• Projektmanagement
• Betriebswirtschaft
• Eventmanagement
• HR
• Marketing
• Office Management
• Leadership
• Informatik

Gestalten Sie Ihren individuellen Karriereweg nach Ihren Bedürfnissen und nutzen Sie die verschiedenen Weiterbildungsangebote, um Ihr Wissen zu verbreitern oder zu vertiefen:

• Ergänzen mit mehrtätigen Weiterbildungskursen oder CAS
• Vertiefen mit einer eidg. Prüfung in einem Fachbereich, einem Studium an einer Höheren Fachschule oder an einer Fachhochschule (DAS, MAS oder Bachelor)

Dank der Subjektfinanzierung des Bundes können Sie bis zu 50% Ihrer Weiterbildungskosten rückerstatten lassen. Dabei erhält nicht die Bildungsinstitution die vom Bund bezahlten Subventionen, sondern die Studierenden können diese nach absolvierter Prüfung dem Bund in Rechnung stellen. Vergewissern Sie sich darüber, ob der gewünschte Lehrgang auf der SBFI-Meldeliste und somit subventionsberechtigt ist.

Weitere Informationen zur Subjektfinanzierung finden Sie auf sbfi.admin.ch/bundesbeitraege oder auf unserer Weiterbildungsseite.

Ein Verzeichnis mit allen Schulen, welche den Bildungsgang anbieten finden Sie auf examen.ch

Juni 2021: Nach der Sekundarschule absolviert sie die kaufmännische Grundausbildung bei der Bank J. Safra Sarasin in Zürich. Mit 18 Jahren bekommt sie bankintern ein Jobangebot. Sie zieht von zu Hause aus, um als Assistant to Head Private Banking in Basel zu arbeiten. 2013 kehrt sie nach Zürich zurück und arbeitet erst bei der Schweizerischen Nationalbank und dann beim Schweizer Radio und Fernsehen. Bei Ricola in Laufen (BL) arbeitet Sandra Kunz seit 2019 als Head CEO Office. Die 30-Jährige ist Direktionsassistentin mit eidg. FA und hat sich in Digital Marketing, Business Communication und Corporate Communication Management weitergebildet.

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Dezember 2020: Stefan Keller absolvierte das neusprachliche Gymnasium. Weil er die Welt entdecken wollte, startete er nach der Schule die Ausbildung als Flight Attendant bei der Swissair. Nach dem Grounding der Fluggesellschaft flog er bis 2004 mit der Nachfolgegesellschaft Swiss. 2004 begann er als Quereinsteiger bei BTI Kuoni zu arbeiten, einem auf Geschäftsreisen spezialisierten Zweig von Kuoni. Dadurch kam Keller mit zahlreichen C-Level-Assistentinnen in Kontakt. Ein Jobangebot der UBS ermöglichte ihm 2007 dann den Einstieg in den Assistenzberuf. Die Weiterbildung zum Direktionsassistenten schloss er 2009 ab. Seit 2019 ist der heute 40-Jährige als Direktionsassistent Direktion Pflege und MTTB am Universitätsspital Zürich tätig.

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Juni 2020: Nach ihrer KV-Lehre zog es sie in den Kanton Bern, wo sie zwei Jahre lang als HR-Assistant für die RUAG in Thun arbeitete. Danach kehrte sie ins Wallis zurück und heuerte bei der FFHS in Brig als Sekretariatsmitarbeiterin an. Sehr bald machte sie die Ausbildung zur Direktionsassistentin, die sie 2017 mit dem eidgenössischen Fähigkeitsausweis abschloss. Heute ist sie Assistentin des Rektors und leitet das vierköpfige Sekretariat. Die 30-Jährige lebt unter der Woche zusammen mit ihrem Freund in Brig und an den Wochenenden in ihrem Ferienhäuschen im Goms.

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Oktober 2019: Sie hat die Hotel-Handelsschule besucht und ist gelernte Kauffrau sowie diplomierte Hotelsekretärin. Nach ihrer Ausbildung zog sie nach Flims und arbeitete im Schweizerhof Flims, Romantik Hotel. Während dieser Zeit hat sie die Weiterbildung zur Direktionsassistentin abgeschlossen. Seit sieben Jahren arbeitet sie im Grand Resort Bad Ragaz als Direktionsassistentin.

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Februar 2019: Nach dem KV bei der Baloise Bank SoBa in Olten hat sie in unterschiedlichen Funktionen für das Unternehmen weitergearbeitet. Unter anderem war sie am Schalter und als Assistentin in der Anlageberatung tätig. Als die Bank eine neue Niederlassung in Zürich eröffnete, gehörte sie als Assistentin des Niederlassungsleiters zum Kernteam und begleitete den Aufbau mit. Sie absolvierte eine Weiterbildung zur Finanzplanerin mit eidgenössischem Fachausweis und später zur Direktionsassistentin mit eidgenössischem Fachausweis. Nach 15 Jahren verliess sie die Bank und bewarb sich auf eine Stellenanzeige bei den SBB. Seit fünf Jahren ist sie Assistentin von SBB CEO Andreas Meyer.

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