Als Magdalena Will sich entschloss, in ihre Heimat Wuppertal in die Nähe ihrer Familie zurückzukehren, war ihr klar, dass sie auch ihre Stelle in Basel aufgeben musste. Die gebürtige Deutsche bedauerte dies, weil ihr die Arbeit als Assistentin des Geschäftsführers der MPB Recruitment Group AG auch nach zehn Jahren immer noch sehr gut gefiel. Doch als sie ihrem Chef ihr Vorhaben ankündigte, reagierte dieser ganz anders, als sie es sich vorgestellt hatte: «Er meinte, dies müsse überhaupt nicht bedeuten, dass ich die Firma verlasse.» Im Gegenteil bot er ihr an, künftig vom Homeoffice aus für ihn zu arbeiten und punktuell in die Schweiz zu kommen.

Magdalena Will war überrascht, denn auf diese Idee wäre sie selber nie gekommen. «Ich dachte, das geht auf keinen Fall. Das Angebot war für mich auch eine sehr grosse Wertschätzung», erinnert sie sich. Sie sagte gleich zu. Dies war im März 2020, als kurze Zeit später pandemiebedingt die Grenzen zwischen Deutschland und der Schweiz geschlossen wurden. Nachdem sie die Remote-Arbeit dann später ein paar Mal am neuen Ort ausprobiert, wusste sie, dass es funktionierte. Im Juni 2020 brach Magdalena Will ihre Zelte in Basel ab und zog nach Deutschland zurück. Dort arbeitet sie seither per Remote – bei sich zu Hause, im Haus ihrer Eltern oder regelmässig bei einer Freundin im hauseigenen Büro.

Die 38-Jährige ging mit einem lachenden und einem weinenden Auge: Einerseits musste sie sich von der Stadt verabschieden, in der sie sich 15 Jahre lang wohlgefühlt hatte. Auf der anderen Seite kam durch das neue Arrangement zum örtlichen Wechsel nicht auch noch ein Jobwechsel. «Ich war sehr froh, dass ich das Team nicht verlassen musste und die Verbindung zu Basel halten konnte», betont Magdalena Will. Ihr war aber auch klar, was künftig fehlen würde: der persönliche Kontakt zum Team, zu den Kandidaten und den Kunden. Dieser Teil der Arbeit, also täglich die Kandidatinnen und Kandidaten in Empfang zu nehmen, sie ins Sitzungszimmer zu begleiten und wieder zu verabschieden, hatte ihr Spass gemacht und war nun nicht mehr möglich.

In die Welt hinaus

Die Freude am Kundenkontakt zieht sich wie ein roter Faden durch Magdalena Wills Arbeitsbiografie. Nach dem Abitur in Wuppertal absolvierte sie eine Hotelfachausbildung. «Für mich war klar, dass es eine Branche ist, die mich in die Welt schicken wird», sagt sie. Nachdem sie für kurze Zeit auf einem Kreuzfahrtschiff gearbeitet hatte, kam der Wunsch auf, in der Schweiz sesshaft zu werden. Das Land kannte sie bereits von Ferienaufenthalten in den Bergen und auch ihre Schwester arbeitete schon einmal in der Hotellerie in Basel.

Fünf Jahre war Magdalena Will in einem grossen Basler Hotel tätig, zunächst an der Reception, später in der Buchhaltung und zuletzt ergänzend auch in der Personaladministration. Weil sie das Thema Personalarbeit immer mehr zu interessieren begann, startete sie 2010 bei der MPB Recruitment Group AG in Basel als Assistentin und ist seither unter anderem für den Managing Partner Helmut Zimmerli-Menzi zuständig. MPB steht für Management People Business; das Unternehmen sucht und besetzt Positionen im Verwaltungsrat, C-Positionen oder Topmanagement und beschäftigt an den drei Standorten Basel, Bern und Zürich derzeit 14 Personen.

Aber als Assistentin eines Headhunters nicht vor Ort arbeiten – geht das überhaupt? Das funktioniert erstaunlich gut, wie Magdalena Will erklärt. Neue technische Möglichkeiten vereinfachen vieles: Gemeinsam mit einer anderen Assistentin ist sie aus der Ferne sogar verantwortlich für das Bedienen der Telefonzentrale und stellt den Erstkontakt zu den Kunden sicher. Auch ist sie in der Lage, von ihrem Büro in Wuppertal Dokumente im Büro in Basel auszudrucken. Die übrigen Aufgaben wie das Bewerber- oder Absagenmanagement, das Schreiben von Kandidatendossiers und Referenzauskünften sowie die Vereinbarung von Terminen in der Teamagenda kann Magdalena Will von ihrem Zuhause genauso gut erledigen wie im Büro. Dieser Ansicht ist auch Helmut Zimmerli-Menzi, der mit seiner persönlichen Assistentin mindestens einmal am Tag den Kontakt sucht: «Ich frage bewusst auch mal nach, wie das Wochenende war. Denn das würde ich im Büro an der Kaffeemaschine auch tun, wenn Frau Will vor Ort wäre.»

Stets erreichbar in Wuppertal

Auch Magdalena Will betont, dass in dieser besonderen Situation alle viel Wert darauf legen, nicht nur per E-Mail zu kommunizieren, sondern so viel wie möglich persönlich zu besprechen. So hat sie auch eher das Gefühl, zum Team zu gehören. «Wenn es nur eine kurze Frage ist, reicht ein Anruf. Wenn es länger dauert, kommunizieren wir per Videocall», erklärt Magdalena Will. «Dieser Kontakt funktioniert reibungslos, denn ich bin immer erreichbar.» Auch bei der kurzen Zoom-Pause mit der anderen Assistentin wird beim gemeinsamen Latte-Macchiato-Trinken ein paar Minuten über Privates geplaudert. Ein paar Mal hat sie auch schon mit den Arbeitskollegen per Video-Call gemeinsam zu Mittag gegessen oder ein Work-out absolviert, wie die Sekretärin schmunzelnd erzählt.

Dass Magdalena Will zu wenig arbeitet, muss ihr Vorgesetzter nicht fürchten. Im Homeoffice ohne Ablenkung arbeitet sie wie so viele eher mehr als vorher. Denn das Abschalten fällt ihr schwerer: Manchmal steht sie nur kurz am Mittag auf, um etwas zu essen. Ihr Aufgabenfeld ist sehr breit: Neben der Entlastung der Geschäftsleitung, der Partner und der Consultants ist sie auch für das Qualitätsmanagement des Betriebs zuständig und verantwortlich für die internen und externen Audits für die ISO-Zertifizierung. Darüber hinaus bereitet sie Assessments vor und erledigt kleine IT-technische Pendenzen.

Mehr Zeit für die Musik

Doch ganz ohne Präsenz vor Ort geht es nicht: Einmal pro Monat kehrt Magdalena Will nach Basel zurück, um eine Woche vor Ort zu arbeiten. Dann erlebt sie auch das «Bürofeeling» wieder, das beim Remote-Arbeiten oft etwas abhanden kommt. So ist es ihr auch wieder möglich, nach Gesprächen selbst das Sitzungszimmer aufzuräumen oder den Kandidaten Kaffee zu bringen, um die Personen vor Ort zu entlasten. Besonders gefreut hatte sie, als sie im Frühling nach den vier Monaten hartem Lockdown in Deutschland erstmals wieder in die Schweiz reisen konnte. Ansonsten geniesst sie die freie Zeit, die sie durch den fehlenden Arbeitsweg plötzlich hat. Seit ihrer Rückkehr nach Deutschland spielt sie wieder mehr Klavier, liest, besucht ihre Eltern, Schwestern und Freunde und geht häufiger joggen, mit dem Ziel, im Sommer einen Halbmarathon zu rennen.

Magdalena Will ist sich bewusst, dass sie Glück hatte und optimale Rahmenbedingungen diese Art von Zusammenarbeit ermöglichen. Sie weiss auch, dass es hilfreich war, bereits über zehn Jahre für ihren Arbeitgeber tätig zu sein. Es wäre ihrer Ansicht nach um einiges schwieriger gewesen, wenn sie die Stelle erst gerade angetreten hätte. Neue Arbeitsbeziehungen müssen zuerst entstehen und zwar analog. Sie hingegen kannte die Personen und Prozesse nach eigenen Angaben in- und auswendig: «Deshalb funktioniert es auch so reibungslos.»

Veröffentlicht am: 11.06.2021