Beitrag von Dr. Ursula Meyerhofer Fahlbusch

Beim Wissensmanagement geht es darum, sich darüber im Klaren zu sein, welches das wirklich wichtige Wissen ist und wer welche Informationen benötigt. Mit dem Wissen verhält es sich allerdings kompliziert, denn es ist bei jeder Person individuell im Kopf gespeichert als «How-to-do»-Können: Wie mache ich meine Arbeit, damit sie gut wird? Dieses Handlungswissen lässt sich nur begrenzt schriftlich festhalten. Auch Checklisten und ein Intranet sind nur Behelfsmittel.

Wissensmanagement ist Risikoprävention

Es braucht eine Führungskultur, die den Umgang mit Wissen aktiv regelt und bestimmt. Benötigt wird auch delegierte Verantwortung bei den Mitarbeitenden und die Bereitschaft, Wissen überhaupt zu teilen. Zudem können Personalwechsel oder -ausfälle zu empfindlichen Produktivitätseinbussen führen. Das Festhalten wichtiger Kernprozesse und die Definition des dazu benötigten Wissens und der Informationen ist deshalb Chef:innen-Sache.

Die Überforderung beim Einstieg

Bei Neueinstellungen wird oft der Fehler gemacht, zu schnell zu viel Wissen weitergeben zu wollen. Man erhält einen Haufen Informationen und im entscheidenden Moment, drei Monate später, hat man schon wieder vergessen, wie etwa der Budgetprozess genau abläuft.

Auch online wird Wissen geteilt

Bei hybrider Arbeit steigt der Aufwand für Austausch und Koordination. Denn auch online wird Wissen geteilt und werden Informationen ausgetauscht. Doch was tun, wenn die Zoom-Sitzung vorbei ist? Sollen sich alle die Aufzeichnung noch einmal ansehen und wertvolle Zeit verlieren?

In einer Wissenskultur werden solche Fragen geklärt.

Tipp: Nicht zu viele Apps nutzen – das überfordert die Mitarbeitenden.

Jede Person macht, was sie will

Ein typischer Fehler ist, dass aus gutem Willen Vorgaben erstellt werden, beispielsweise wo Dateien gespeichert werden sollen. Leider hält im Alltag oft die Marke «Eigenbau» Einzug. Jede Person speichert ab, was sie für richtig hält. Die Stellvertretung hat dann leider keinen Zugriff darauf.

Angewandtes Wissen zählt

Tools und Instrumente sowie persönliche Vorbilder dienen einer gemeinsamen Wissenskultur. Wenn Innovation ein Ziel ist, gilt das umso mehr. Das hat Wertschätzung zur Folge, denn jede:r Mitarbeitende trägt zum Erfolg des Ganzen bei. Unternehmensweite Ambassadorinnen und Ambassadoren können helfen, einen Bewusstseinswandel herbeizuführen – immer beruhend auf einer zuvor beschlossenen Strategie.

Tipp: Geschichten erfolgreicher Projekte zu erzählen, wirkt oft Wunder. Erfolgswissen motiviert.

Life-Cycle-Management geht alle an

Ein bewusster Umgang mit Wissen startet bei der Einarbeitung. Sind aktuelle Dokumente vorhanden und alte ausgemistet? Sind sinnvolle Verantwortlichkeiten definiert, wer welchen Beitrag zu leisten hat – auch bei Neueintretenden? Wie werden ausscheidende Mitarbeitende ermutigt, ihr Wissen weiterzugeben? Wenn dies höflich geschieht, wird es als gegenseitige Anerkennung verstanden.

Tipp: Nutzen Sie das Potenzial formal erstellter Wissenstransfers, die ein nahezu perfektes Bild einer bestimmten Tätigkeit vermitteln und das Erfahrungswissen der jeweiligen Person festhalten.

Nur gepflegtes Wissen ist gutes Wissen

Oft wird alles irgendwie abgelegt, denn es könnte mal wichtig werden. Dann gibt es schnell verschiedene Versionen und niemand hat mehr den Überblick. Die Motivation, sich überhaupt mit den abgelegten Dateien zu befassen, sinkt rapide. Wissen managen heisst auch entsorgen und immer wieder kalibrieren, was wirklich wichtig ist.

Tipp: Gelegentliche Aufräumtage sind ein wahrer Refresher für Teams.

Alles klar mit KI?

Man rechnet mit Produktivitätszuwächsen von 30 Prozent, weniger Fehlern und einer Verdoppelung der Wettbewerbsfähigkeit, wenn Künstliche Intelligenz im Spiel ist. Chatbots ermöglichen einen speditiven Umgang mit grossen Textvolumen. So wird schnell gefunden, was in einem Handbuch steht und Zusammenfassungen von Sitzungen werden automatisiert.

Tipp: Probieren Sie Tools aus und finden Sie heraus, welche Ihnen am meisten nützen. Diskutieren und validieren Sie die Erfahrungen mit Ihren Mitarbeitenden als gemeinsame Lernexkursion.

Lernen ist erlaubt

Fragen sind oft verpönt. Zelebrieren Sie deshalb den Wissenszuwachs und gestalten Sie einen aktiven Wissensaustausch. Inspirieren Sie Ihr Team und nehmen Sie so Ihre Mitarbeitenden als Ressource ernst.

Tipp: Learning Lunches oder Info-Breakfasts entpuppen sich oft als beliebte Gelegenheiten, den Austausch untereinander zu pflegen. Zusatzeffekte sind Vertrauen und wachsende Lernwilligkeit.

Dr. Ursula Meyerhofer Fahlbusch ist Expertin für Wissensmanagement und Inspirationen für Teams.

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