KI-Kompetenzen stärken: 5 praktische Tipps für Kaufleute

Doch niemand muss jede neue Anwendung kennen oder jedem Trend hinterherlaufen. Entscheidend ist vielmehr, technologische Entwicklungen einordnen und KI dort gezielt einsetzen zu können, wo sie im eigenen Arbeitsalltag einen konkreten Mehrwert bietet. Diese fünf Ansätze helfen Kaufleuten, ihre digitalen Kompetenzen Schritt für Schritt zu stärken und langfristig arbeitsmarktfähig zu bleiben.

1. Mit kleinen Schritten beginnen

Für Kaufleute wird es immer wichtiger, technologische Entwicklungen nicht nur zu beobachten, sondern sie zu verstehen und gezielt für den eigenen Arbeitsalltag zu nutzen. Wer sich mit KI auseinandersetzt, investiert nicht nur in effizientere Arbeitsweisen, sondern auch in die eigene berufliche Zukunft.

Der Aufbau digitaler Kompetenzen muss dabei nicht auf einmal erfolgen. Bereits das bewusste Ausprobieren einer neuen Funktion, das kritische Prüfen eines KI-generierten Ergebnisses oder der Austausch im Team tragen dazu bei, mehr Sicherheit im Umgang mit KI zu gewinnen.

Entscheidend ist eine lernoffene Haltung: Entwicklungen verfolgen, Erfahrungen reflektieren und das eigene Wissen kontinuierlich erweitern.

2. Bestehende Tools gezielter nutzen 

Viele Programme und Plattformen verfügen inzwischen über integrierte KI-Funktionen. Der grösste Mehrwert liegt deshalb oft nicht darin, ständig neue Anwendungen auszuprobieren. Sinnvoller ist es, die bereits verwendeten Programme besser kennenzulernen und deren Funktionen gezielt im Arbeitsalltag einzusetzen. 

Ein guter Ausgangspunkt ist die Frage, welche Funktionen die bereits eingesetzten Programme bieten und wo diese den Arbeitsalltag unterstützen können: 

• Welche wiederkehrenden Aufgaben lassen sich mit vorhandenen KI-Funktionen beschleunigen? 

• Welche Informationen lassen sich automatisch zusammenfassen oder strukturieren? 

• Welche Auswertungen oder Präsentationen können mit den integrierten Funktionen vorbereitet werden? 

• Welche Arbeitsschritte werden heute noch manuell erledigt, obwohl das Programm dafür bereits Unterstützung bietet? 

An solchen konkreten Anwendungsfällen lässt sich am besten prüfen, welche KI-Funktionen die bereits eingesetzten Programme bieten und wie diese die eigene Arbeit unterstützen können. 

3. KI-Ergebnisse bewusst prüfen

KI-Systeme liefern innert kurzer Zeit Vorschläge, Varianten und Optimierungsmöglichkeiten. Umso wichtiger ist es, bewusst zu entscheiden, wann ein Ergebnis den eigenen Anforderungen entspricht und wo eine fachliche Überarbeitung notwendig ist.

Vor der Weiterverwendung eines KI-generierten Ergebnisses helfen drei Fragen: 

1. Ist das Ergebnis fachlich korrekt? 
   Fakten, Zahlen, Quellen und zentrale Aussagen sollten überprüft werden. 

2. Passt das Ergebnis zur Aufgabe und zur Zielgruppe? 
   Ein sprachlich guter Text ist nicht automatisch verständlich, angemessen oder zielführend. 

3. Was muss ergänzt oder überarbeitet werden? 
   Berufserfahrung, Kontextwissen und die Verantwortung für das Endergebnis bleiben beim Menschen. 

KI kann Arbeitsschritte effizienter gestalten. Sie ersetzt jedoch nicht die fachliche Beurteilung. 

Ein bewusster Umgang mit KI ist auch aus Nachhaltigkeitsperspektive sinnvoll: Jede KI-Anfrage benötigt Energie und Rechenleistung. Deshalb lohnt es sich, KI gezielt und überlegt einzusetzen. 

4. Kontinuierlich statt möglichst viel lernen 

Im Bereich der Künstlichen Intelligenz entwickeln sich Anwendungen und Trends rasant weiter. Dennoch ist es nicht notwendig, sich täglich intensiv mit jeder Neuerung zu beschäftigen. 

Oft genügt es, sich regelmässig Zeit zu nehmen, um Entwicklungen einzuordnen und ein grundlegendes Verständnis aufzubauen – etwa mit: 

• einem Fachartikel, 

• einem kurzen Webinar, 

• einem Podcast-Beitrag, 

• dem Austausch mit Kolleginnen und Kollegen oder 

• dem praktischen Test einer neuen Funktion. 

Nicht die Menge der konsumierten Informationen ist entscheidend, sondern die Kontinuität. Wer KI regelmässig ausprobiert und die eigenen Erfahrungen reflektiert, erkennt schneller, welche Anwendungen im persönlichen Arbeitsalltag tatsächlich nützlich sind. 

5. Daten, Prozesse und Prompts verbessern 

KI kann vor allem dort wirkungsvoll unterstützen, wo bereits strukturierte Arbeitsabläufe und gut aufbereitete Informationen vorhanden sind. Unklare Ablagen oder ineffiziente Prozesse werden durch KI nicht automatisch verbessert. 

Deshalb lohnt es sich, auch die digitalen Grundlagen weiterzuentwickeln: 

• Informationen übersichtlich ablegen, 

• Zuständigkeiten klären, 

• wiederkehrende Abläufe strukturieren, 

• Daten aktuell und nachvollziehbar halten. 

Ebenso wichtig ist präzises Prompting, also das Formulieren klarer Arbeitsaufträge für KI-Systeme. Je konkreter der Kontext, das gewünschte Ergebnis und die relevanten Rahmenbedingungen beschrieben werden, desto passender fallen die Resultate in der Regel aus. 

Ein guter Prompt beantwortet beispielsweise folgende Fragen: 

• Welche Aufgabe soll die KI übernehmen? 

• Für welche Zielgruppe ist das Ergebnis bestimmt? 

• Welche Informationen müssen berücksichtigt werden? 

• Wie lang und in welchem Format soll das Ergebnis sein? 

• Welche Tonalität ist gewünscht?

6. Fazit 

Künstliche Intelligenz wird die kaufmännisch-betriebswirtschaftliche Arbeitswelt langfristig verändern. Entscheidend ist jedoch nicht, jede technische Neuerung im Detail zu beherrschen. 

Viel wichtiger ist es, KI pragmatisch, kritisch und verantwortungsvoll einzusetzen, bei konkreten Aufgaben zu beginnen und die eigenen Kompetenzen kontinuierlich weiterzuentwickeln. So gelingt der Transfer Schritt für Schritt in den Arbeitsalltag.

Erstmals veröffentlicht am: 17.8.2026

Autor:in: Iren Brennwald, Kaufmännischer Verband Schweiz

Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von KI erstellt.